個人情報保護方針

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1．基本方針

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株式会社サポートシステム(以下、「当社」といいます。)は、個人情報の重要性を認識し、個人情報を保護することが社会的責務であると考え、個人情報に関する法令及び社内規程等を遵守し、当社で取扱う個人情報の取得、利用、管理を適正に行います。

 

2．適用範囲

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本個人情報保護方針は、当社が行う各種サービスにおいて、お客様の個人情報もしくはそれに準ずる情報を取り扱う際に、当社が遵守する方針を示したものです。

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3．個人情報の取得と利用目的

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当社は、保有する個人データを適切に管理し、あらかじめ本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
・法令に基づく場合
・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
・公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって本人の同意を得ることが困難である場合
・国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

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また、以下の態様において、個人情報を取得いたします。取得方法と利用目的は以下の通りです。

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■アセスメントの実施等について

（1）WEB形式の各種教材の利用者

　所属する学校名、所属情報（学部学科、専攻、学年、学籍番号など）、性別、メールアドレス、氏名、テスト回答内容など

　取得方法：オンラインシステムへ利用者自身が登録手続をすることで取得する

　利用目的：各種サービスの提供、模試教材の採点処理または添削処理。集計データ・統計データの管理。

（2）マークシート形式・文書形式での教材の利用者

所属する学校名、所属情報（学部学科、専攻、学年、学籍番号など）、性別、メールアドレス、氏名、テスト回答内容など

　取得方法：マークシートの場合はマークシート記載の情報にて取得。

利用目的：各種サービスの提供、模試教材の採点処理または添削処理。集計データ・統計データの管理。

（3）学生の所属情報が不明な場合

取得方法：所属する学校に所属情報（学部学科、専攻、学年、学籍番号など）、氏名を直接問い合わせる。

利用目的：正しい表記に基づく採点・集計の出力のため。

 

■アセスメント実施以外について

（1）弊社の管理するWEB教材の決済サイト上での注文者

所属する学校名、学籍番号、性別、メールアドレス、氏名、電話番号

取得方法：オンラインシステムへ注文者自身が登録手続をすることで取得する

利用目的：決済手続および注文内容の確認・発送・キャンセル・取消等の手続のため。

（2）採用募集にて取得する個人情報

取得方法：応募者自身からの直接連絡を受ける。

利用目的：採用選考管理のため

（3）添削者、添削会社、試験監督、講師

取得方法：各人との契約に基づく。

利用目的：委託業務に関する事務、連絡

（4）従業者情報

取得方法：各人との契約に基づく。

利用目的：従業員の雇用管理のため

（5）お取引先様

取得方法：対面での名刺交換やオンライン上での情報交換、メール、電話などによりお取引先様より直接情報を取得する。

利用目的：資料送付、メールや電話でのご連絡、契約の履行、支払い・請求のため。

（6）その他

弊社ウェブサイト上のお問い合わせ欄にアクセスいただいた方や利用規約等で禁じている行為を行った方など

取得方法：問合せをする方、または、契約外情報を残した方から直接取得する。

利用目的：問合せ等への適切な返答を行うため。

 

4. 個人情報の共同利用

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当社は、お預かりした個人情報を、上記利用目的の達成に必要な範囲内において、それぞれ以下のとおり共同利用いたします。

 

■アセスメントテスト実施に関する個人情報について

（1）共同して利用される個人情報の項目

所属する学校名、所属情報（学部学科、専攻、学年、学籍番号など）、性別、メールアドレス、氏名、提出物（回答内容）など

（2）共同して利用する者の範囲

当該利用者が所属する学校で、本企画を弊社に依頼する、企画の主催者に限定されます。

（例）A大学に所属する学生が、A大学が主催するSPI模試に参加する場合で、かつ、

弊社が採点を行う場合は、A大学が共同利用者となります。

（3）利用目的

利用者による本サービスの利用状況（学習の進捗状況）を確認するため。

本サービスの統計データ、集計データ等を管理するため。

利用者の所属情報や提出内容の確認、訂正、削除などを行うため。

（4）共同して利用する個人情報の管理責任者

株式会社サポートシステム

住所：東京都中央区新川二丁目３０－１１新川OMKビル8階

代表取締役　笹森　貴之

 

５．個人情報の管理

 

（1)情報の正確性の確保

お客様からご提供いただいた情報については、常に正確かつ最新の情報となるよう努めます。

（2）安全管理措置

当社は、組織的な個人情報の管理については、社内規定による厳重に取扱い方法を規定し、それに基づいた取扱いを徹底しています。

（3）従業者の監督

当社は、当社の規程に基づき、個人情報取扱い規程の厳格な運用を徹底しています。

（4）委託先の監督

個人情報の取扱いを外部に委託する場合には、当社の規程に基づき、要件を満たした委託先にのみ委託を行い、適切な管理を行います。

（5）保存期間と廃棄

試験情報については、保存期間の終了後は、利用者の氏名や所属情報などを消去します。ただし、採点結果の測定尺度を計算するため、試験結果はデータベース上に残します。

試験情報以外の個人情報については、保存期間を設定し、保存期間終了後は廃棄します。また、保存期間内であっても、不要となった場合にはすみやかに廃棄します。

 

６．第三者提供の有無

 

当社は、以下の場合を除き個人情報を第三者に開示又は提供いたしません。
・ご本人からあらかじめ同意をいただいた場合
・法令に基づく場合
・人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得るのが困難な場合
・利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを委託する場合

 

７．書面による個人情報の開示等の請求手続について

 

当社が保有する個人情報に関して、個人情報保護法に基づいて、個人情報のご本人様又はその代理人様から、書面で開示のご請求、利用目的の通知のご請求、訂正のご請求、追加のご請求、消去のご請求、利用の停止又は第三者提供の停止等（総じて「開示等のご請求」といいます。）をされる場合の手続きは、下記の通りです。

 

（1）開示等のお求めは、所定の申請書を下記PDFボタンからファイルをダウンロードして記入してください。

​　　 個人情報開示等請求書PDFファイル（ボタンをクリックしてダウンロードしてください）

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　　申請に際しては、本申請書・本人確認書類のほか下記手数料が必要になります。

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（2）「開示等の求め」の手数料及びその徴収方法

個人情報の利用目的の通知・開示のお求めに際しては、1件につき額面1500円（消費税込）の定額小為替証書が必要となります。所定の申請書と本人確認書面を同封のうえ、お申し出ください。

郵送の際は封筒に「個人情報開示等請求書在中」と朱書きし、書留、簡易書留、特定記録郵便など、配達の記録が残る方法によりご送付ください。

なお、発行に伴う手数料は「開示の求め」を行う本人または代理人がご負担ください。

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〒104-0033

東京都中央区新川二丁目３０－１１新川OMKビル8階

株式会社サポートシステム　個人情報相談窓口担当　宛

 

なお、書留・配達証明付の郵送にて返送させていただきます。

 

（3）本人確認書面について　下記のものいずれか1通
・運転免許証（コピー）
・健康保険の被保険者証（コピー）
・旅券（パスポート）（コピー）
*本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

 

（4）代理人による申請の場合

開示等の請求を代理人様に委託される場合は、委任状、代理人様に関する事項について所定の申請書類をPDFデータにてダウンロードしてください。

　代理人様に関する事項　　　　　　　　委任状

 

 

 

 

 

​それに加えて、上記（２）（３）ならびに代理人様の確認書面が必要となります。

・運転免許証（コピー）

・健康保険の被保険者証（コピー）

・旅券（パスポート）（コピー）

*本籍地の情報は塗りつぶしてお送りください。

委任状は、ご本人様により委任状に捺印し、その印鑑の印鑑証明書を添付してください。代理人様が法定代理人の場合は、委任状に代えて、ご本人との関係がわかる戸籍謄本、抄本又は住民票のご提出でも可能です。

 

（5）開示等の求めに関して取得した個人情報の「利用目的」

開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めに対する回答が終了した後、1年間保存し、その後、安全に破棄させていただきます。

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（6）非開示について

次に定める場合は、非開示とさせていただきます。非開示を決定した場合は、その旨・理由を通知申し上げます。

・ 申込書の内容と、本人確認のための書類に記載されている内容に不一致がある等、本人が確認できない場合。

・ 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合。

・ 所定の申請書類に不備があった場合。

・ 請求書の記載内容により、当社が保有する個人情報を特定できなかった場合
・ 開示のご請求の対象が法第2条第7項にいう保有個人データに該当しない場合

・ 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害すおそれがある場合

・ 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合

・ 他の法令に違反することとなる場合

 

なお、非開示の場合は申請用紙をご返送いたします。手数料は返却いたしません。この場合も書留・配達証明付の郵送にて返送させていただきます。

 

（7）改定
この開示等のご請求手続きは、お客様の個人情報の保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、内容の一部又は全部を改定することがあります。開示等のご請求をされる場合は、その都度にこの手続きをご確認ください。

 

・個人情報相談窓口担当

・privacy@support-system.co.jp

 

7． 問い合わせ先

書面による個人情報の開示等の請求手続以外のお問い合わせについては、当社では、お電話でのご質問はお受けしておりません。

下記メールアドレスにご連絡ください。

 

・個人情報相談窓口担当

・privacy@support-system.co.jp

 

8．改訂

2008年1月24日　策定

2023年１月1９日　改訂